MEDAN.UMMUSU – Tim Fasilitator UMM USU mengunjungi 16 Fakultas/SPs dan 154 Prodi di lingkungan USU untuk memberikan Bimbingan Teknis (Bimtek) Revitalisasi Dokumen SPMI.
Tim Unit Manajemen Mutu Universitas Sumatera Utara (UMM-USU), yang diarahkan langsung oleh Wakil Rektor I Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kealumnian, Prof. Dr. Ir. Rosmayati, MS mewakili Rektor Universitas Sumatera Utara dan Ketua UMM Dr.-Ing. Ir. Ikhwansyah Isranuri mengunjungi Fakultas-fakultas dan Sekolah Pascasaraja (SPs) serta prodi di lingkungan Universitas Sumatera Utara dalam rangka kegiatan “Bimbingan Teknis (Bimtek) Revitalisasi Dokumen SPMI USU. Bimbingan teknis ini merupakan kelanjutan kegiatan Workshop Implementasi SPMI USU Siklus 12 Tahun 2019, yang telah dilakukan sebelumnya pada tanggal 1-15 Mei 2019. Kegiatan ini rencananya dilaksanakan selama tiga bulan, namun UMM optimis bahwa proses revitalisasi dokumen SPMI dapat diselesaikan secepatnya yakni sebelum dimulainya Audit Mutu Internal pada bulan September 2019. Optimisme ini sehubungan dengan antusiasme dari peserta dalam mengikuti kegiatan bimbingan teknis dan sudah tersedianya template dokumen yang telah dipersiapkan UMM ditambah dengan keaktifan tim fasilitator untuk membantu peserta dalam menyelesaikan dokumen.
Peserta yang terlibat dalam Bimtek ini, yaitu Dekan Fakultas, ketua dan anggota Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas, ketua dan sekretaris Program Studi beserta Tim Gugus Kendali Mutu (GKM) program studi. Seluruh personalia UMM USU yang bertindak sebagai fasilitator turut terlibat dalam kegiatan ini dan dibantu dengan sekretariat. Materi Bimtek yang disampaikan diantaranya yaitu petunjuk praktis dalam pembuatan dokumen dengan memperhatikan tata cara pembuatan dokumen yang berkaitan dengan penomoran dokumen, legalitas, kendali mutu, pengisian isi standar, strategi pelaksanan standar dan indikator pelaksanaan standar. Adapun tata urutan dokumen yang harus diselesaikan oleh setiap Dekanat bersama GJM dan Prodi bersama GKM yaitu Dokumen Kebijakan, Dokumen Standar, Dokumen Manual dan Formulir, yang nantinya akan dijadikan dalam satu kesatuan dokumen untuk dijadikan acuan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal USU melalui pendekatan PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan).
Foto : Ketua GJM Fakultas Teknik Dr. Eng. Listiani Nurul Huda, MT memberikan pertanyaan saat sesi tanya jawab tentang Dokumen SPMI kepada Fasilitator Farida Linda Sari Siregar, S.Kep., Ns., M.Kep.
Dalam kegiatan Bimtek ini, Tim Fasilitator melakukan pertemuan secara langsung dengan peserta Bimtek sebanyak 3 (tiga) tahapan. Tahap pertama tim UMM mengunjungi ke setiap fakultas/SPs pada tanggal 19 s/d 24 Mei 2019, dengan kegiatan berupa menyampaikan petunjuk teknis secara lengkap tentang pembuatan dokumen. Tahap kedua, dengan kegiatan peserta Bimtek akan mempresentasikan kemajuan dokumen yang telah diselesaikan. Dan Tahap Ketiga, Tim UMM bersama dengan peseta Bimtek akan melakukan finalisasi draft dokumen untuk dilakukan pengesahan.
Foto : Wakil Rektor I Prof. Dr. Ir. Rosmayati, MS memberikan pengarahan pada hari pertama Bimtek Penyusunan Dokumen SPMI USU di Fakultas Kedokteran
Fakultas Kedokteran merupakan fakultas yang pertama dikunjungi dalam kegiatan Bimtek yaitu pada hari Senin, 19 Mei 2019 bertempat di Gedung Fakultas Kedokteran ruang Pertemuan 1. Wakil Rektor I, Prof. Dr. Ir. Rosmayati, MS, didampingi oleh Ketua UMM Dr.-Ing. Ir. Ikhwansyah Isranuri turut hadir sekaligus memberikan pengarahan dan motivasi dalam kegiatan pembuatan Dokumen SPMI USU yang merujuk kepada Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015. Dekan Fakultas Kedokteran selaku Penanggung Jawab GJM dan GKM Dr. dr. Aldy Safruddin Rambe, Sp.S (K) yang hadir dalam kegiatan ini mengucapkan terima kasih atas kehadiran dan motivasi yang dilakukan oleh Wakil Rektor I dan Tim UMM USU untuk mendorong semua fakultas dalam kegiatan reviatalisasi Dokumen SPMI USU melalui kegiatan Bimtek ini.
Foto : Direktur Sekolah Pascasarjana Prof. Dr. Robert Sibarani, M.S (tengah) turut hadir dalam bimtek penyusunan Dokumen SPMI di Sekolah Pascasarjana
Pada Tahap I ini, TIM UMM USU mengakhiri kegiatan Bimtek ini di Sekolah Pascasarjana. Ketua UMM dan Direktur Sekolah Pascasarjana Prof. Dr. Robert Sibarani, M.S turut hadir dalam pertemuan ini dan masing-masing berkomitmen untuk mensukseskan kegiatan revitalisasi dokumnen SPMI ini sehingga nantinya Sekolah Pascasarjana siap untuk melaksanakan implementasi rangkaian kegiatan SPMI sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen SPMI.