DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. Dokumen Akademik

Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen, yaitu Dokumen Akademik dan Dokumen Mutu. Dokumen Akademik sebagai perencanaan (plan) atau standar. Dokumen Akademik memuat tentang arah/kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta peraturan akademik. Berbeda dengan  dokumen akademik, dokumen mutu sebagai instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen Mutu terdiri dari Manual Mutu, Manual Prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung, dan borang.

No. Daftar Dokumen Akademik Unit Penyusun
GJM GKM
1. Kebijakan Akademik
2. Standar Akademik
3. Peraturan Akademik
4. Spesifikasi Program Studi
5. Kompetensi Lulusan
6. Kurikulum
7. Peta Kurikulum
8. GBPP/SAP

 

2. Dokumen Mutu

No. Daftar Dokumen Mutu Unit Penyusun
GJM GKM
A. Manual Mutu
B. 21 Manual Prosedur wajib:
1)      Prosedur Implementasi SMM
2)      Prosedur  Mutu Pengendalian Dokumen
3)      Prosedur Pengendalian Record
4)      Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan
5)      Prosedur Mutu Komunikasi
6)      Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen
7)      Prosedur Mutu Penerimaan Karyawan/Dosen
8)      Prosedur Mutu Penilaian Kinerja
9)      Prosedur Mutu Pelatihan
10)  Prosedur Mutu Penyediaan Prasarana/Sarana
11)  Prosedur Pendataan Mahasiswa Baru
12)  Prosedur Perwalian
13)  Prosedur Perkuliahan
14)  Prosedur Ujian (UTS / UAS)
15)  Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Pengambilan  Transkrip
16)  Prosedur  Skripsi/Tesis/Disertasi
17)  Prosedur Yudisium
18)  Prosedur Pendataan Alumni
19)  Prosedur Penyusunan Kurikulum
20)  Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan
21)  Prosedur Matrikulasi
22)  Prosedur lainnya…..(bila dipandang perlu)

Dokumen  lainnya yang diperlukan sesuai dengan tujuan dan lingkup  audit saat itu. Contoh: pada suatu siklus dilakukan pemetaan untuk Standar 3 SMM, yaitu Sumber Daya Manusia. Maka instrumen pendukung yang dibutuhkan GJM/GKM untuk membuktikan bahwa mereka telah melakukan pemetaan SDM antara lain tabulasi daftar dosen, pemetaan kualifikasi dosen, distribusi bidang keahlian, dan lainnya.