Salah satu program/kegiatan rutin yang dilakukan Unit Manajemen Mutu USU ketika akan memulai siklus mutu adalah visitasi/mengunjungi fakultas/sekolah pascasarjana beserta program studi yang ada di bawahnya, lembaga/biro beserta bagian yang ada di bawah koordinasinya dan satuan kerja di lingkungan USU.

Tujuan dari visitasi ini adalah memberikan penjelasan kepada fakultas/sekolah pascasarjana beserta program studi yang ada di bawahnya, lembaga/biro beserta bagian yang ada di bawah koordinasinya dan satuan kerja tentang tugas dan program/kegiatan penjaminan mutu siklus 10 tahun 2017.

Pada acara pembukaan sebagai tanda dimulainya visitasi, Wakil Rektor 1 dalam memberikan pengarahan menekankan: (1). Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) USU ke depan sesuai dengan UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pasal 53-55, Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi pasal 3 ayat 1, dan peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) Nomor 2 Tahun 2017 yang harus mensinkronkan antara SPMI dengan SPME yang guideline nya akan disampaikan oleh UMM; (2). USU akan melakukan penguatan GJM dan GKM; (3) Tahapan sinkronisasi SPMI – SPME yang akan dilaksanakan USU melalui; Pertama: Mentransformasikan 15 standar mutu Sistem Manajemen Mutu (SMM) USU menjadi 7 standar mutu mengacu ke standar BAN PT.  Ke depan apabila BAN PT telah menyusun instrumen dan jadwal implementasi dari 9 kriteria (mengacu pada Peraturan BAN PT Nomor 2 Tahun 2017), yang diperkirakan paling cepat direalisasikan pada tahun 2019, maka USU juga sudah mempersiapkan langkah untuk melakukan transformasi ke 9 kriteria tersebut. Kedua: Instrumen skoring yang digambarkan di dalam spider web juga akan digambarkan menjadi 7 standar (7 rusuk) sehingga pimpinan Prodi dan Fakultas dapat melihat langsung kondisi capaian pada masing-masing standar di setiap Fakultas/Prodi. Spider web ini sinkron dengan standar BAN PT. Ketiga:  Sehubungan dengan hal di atas, akan dilakukan evaluasi melalui pertemuan bulanan dengan memanggil fakultas/Sekolah pascasarjana beserta prodi dibawahnya untuk mengevaluasi capaian dan kendala terhadap 7 standar tersebut termasuk kelengkapan dokumen-dokumen pendukungnya. Dengan demikian langkah ini bisa secara langsung membantu dan memudahkan proses akreditasi Program Studi serta Akreditasi Perguruan Tinggi (APT) USU.

Adapun masukan dari hasil visitasi ini dapat dirangkum sebagai berikut:

  • Penetapan dosen berdasarkan homebase perlu dilakukan dan ditata dengan baik.
  • Seyogyanya semua peraturan akademik direvisi/diperbaharui serta disyahkan, karena saat ini peraturan akademik yang berlaku adalah peraturan akademik tahun 2008.
  • Penjaminan Mutu Internal perlu diberi penguatan agar monitoring dan evaluasi kinerja dapat dilakukan dan ditindak lanjuti.
  • Perlunya peningkatkan peran Audit Mutu Internal (AMI) dan tindak lanjutnya berupa Usulan Tindakan Koreksi (UtiKor) dapat direalisasikan. Untuk itu perlu peningkatan kualitas kerja dari beberapa auditor mutu yang masih lemah.
  • Perlu sebuah ruangan GJM/GKM tersendiri yang berisi seluruh dokumen Penjaminan Mutu yang tersusun rapi dalam lemari arsip.
  • ID dan Password yang baru dalam Sistem Penjaminan Mutu perlu diatur agar dapat diatur akses sesuai dengan kebutuhan dan keamanan.
  • Beberapa Prodi ada yang tidak memiliki auditor mutu, sebaiknya distribusi auditor dapat mewakili bidang keilmuan yang lebih merata.
  • Terdapat prodi dikarenakan jumlah dosen yang kurang (menyangkut juga rasio dosen mahasiswa) mengalami kesulitan untuk menentukan personalian pada GJM/GKM.
  • Beberapa prodi mengusulkan kekurangan dosen pada prodinya dilakukan oleh pimpinan Universitas melalui pengangkatan dosen non PNS.
  • Jumlah lulusan yang bersertifikat kompetensi perlu difasilitasi melalui program yang mendukung, sehingga jumlah lulusan USU pada semua prodi yang memperoleh sertifikat kompetensi meningkat sejalan dengan salah satu poin kontra kinerja Rektor dengan Menteri.
  • Sehubungan dengan homebase dosen, maka Sekolah Pascasarjana kiranya juga boleh melakukan usulan penerimaan dosen yang statusnya sebagai dosen tetap pada prodi di Sekolah Pascasarjana.
  • Mengacu kepada tupoksi semua Wakil Dekan 3 di Fakultas adalah bidang Penelitian, Pengabdian pada Masyarakat dan Kerjasama, maka Sekolah Pascasarjana juga membutuhkan Wakil Direktur 3 yang menangani bidang tersebut.
  • Berdasarkan Renstra dan Statuta USU, Sekolah Pascasarjana tidak memiliki staf ahli Direktur, tetapi dalam pekerjaan dibutuhkan agar dapat membantu memberikan analisa, kajian yang dibutuhkan oleh Direktur. Oleh karena itu, dapat ditempuh melalui pengangkatan tim ahli yang bertugas sebagai staf ahli dengan SK Rektor.
  • Beberapa prodi menyampaikan agar Unit Manajemen Mutu menjadi sebuah Lembaga, disamping mengacu ruang lingkup tugas sistem penjaminan mutu tersebut, juga membandingkan dengan di beberapa Universitas bahwa penjaminan mutu tersebut dikelola oleh sebuah lembaga.
  • Sejalan dengan program sinkronisasi SPMI-SPME, beberapa prodi menyampaikan sinkronisasi lebih lanjut antar SPMI, SPME dan Akreditasi Internasional.