Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program, memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran. Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan, monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan.

Tujuan monitoring:

  • Manjaga agar kebijakan yang sedang diimplementasikan sesuai dengan tujuan dan sasaran.
  • Menemukan kesalahan sedini mungkin sehingga mengurangi risiko yang lebih besar.
  • Melakukan tindakan modifikasi terhadap kebijakan apabila hasil monitoring mengharuskan untuk itu.

Evaluasi

Evaluasi adalah kegiatan untuk menilai tingkat kinerja suatu kebijakan secara sistematis menginvestigasi efektifitas program. Menilai kontribusi program terhadap perubahan (Goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi).

Tujuan Evaluasi

  • Menentukan tingkat kinerja suatu kebijakan: melalui evaluasi maka dapat diketahui derajat pencapaian tujuan dan sasaran kebijakan.
  • Mengukur tingkat efisiensi suatu kebijakan: melalui evaluasi dapat diketahui berapa biaya dan manfaat dari suatu kebijakan.
  • Mengukur tingkat keluaran: mengukur berapa besar dan kualitas pengeluaran atau output dari suatu kebijakan.
  • Mengukur dampak suatu kebijakan: evaluasi ditujukan untuk melihat dampak dari suatu kebijakan, baik dampak positif maupun negatif.
  • Untuk mengetahui apabila ada penyimpangan: untuk mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, dengan cara membandingkan antara tujuan dan sasaran dengan pencapaian target.
  • Sebagai masukan (input) suatu kebijakan yang akan datang: untuk memberikan masukan bagi proses kebijakan ke depan agar dihasilkan kebijakan yang lebih baik.

Indikator Evaluasi

  • Efektivitas: apakah hasil yang diinginkan telah tercapai.
  • Kecukupan: seberapa jauh hasil yang telah tercapai dapat memecahkan masalah?
  • Pemerataan: apakah biaya dan manfaat didistribusikan merata kepada kelompok masyarakat berbeda?
  • Responsivitas: apakah hasil kebijakan memuat preferensi/nilai kelompok dan dapat memuaskan mereka?
  • Ketepatan: apakah hasil yang dicapai bermanfaat?

Kaitan antara Monitoring dan Evaluasi adalah evaluasi memerlukan hasil dari monitoring dan digunakan untuk kontribusi program

Monitoring bersifat spesifik program. Sedangkan Evaluasi tidak hanya dipengaruhi oleh program itu sendiri, melainkan varibel-varibel dari luar. Tujuan dari Evaluasi adalah evalausi efektifitas dan cost effectiveness.

Metode untuk monitoring dan Evaluasi:

  • Metode dokumentasi: dari berbagai laporan kegiatan seperti laporan tahunan/semesteran/bulanan/borang akreditasi.
  • Metode survei: tujuannya untuk menjaring data dari para stakeholders, terutama kelompok sasaran.
  • Metode observasi lapangan: untuk mengamati data empiris di lapangan dan bertujuan untuk lebih meyakinkan dalam membuat penilaian tentang proses dari kebijakan. Dapat digunakan untuk melengkapi metode survei.
  • Metode wawancara: pedoman wawancara yang menanyakan berbagai aspek yang berhubungan dengan implementasi kebijakan perlu dipersiapkan.
  • Metode FGD: dengan melakukan pertemuan dan diskusi dengan para stakeholdersyang bervariasi. Dengan cara demikian, maka berbagai informasi yang lebih valid akan dapat diperoleh melalui cross check data dan informasi dari berbagai sumber.

berdasarkan pengertian diatas dan tugas serta fungsi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Siklus 10 Tahun 2017 sesuai dengan Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 dan Peraturan BAN PT No. 2 Tahun 2017 serta merealisasikan Program Kerja Sistem Manajemen Mutu Universitas Sumatera Utara (SMM USU) Siklus 10 tahun 2017 maka setiap tahun Unit Manajemen Mutu (UMM USU) melakukan monitoring dan Evaluasi kesetiap Fakultas dan Program Studi yang berada dilingkungan USU.

Monitoring dan Evaluasi yang dilakukan UMM USU terbagi dua yaitu :

  1. Monitoring dan Evaluasi pada Akademik terdiri dari 16 Fakultas/Sekolah Pascasarjana dan 156 Program Studi
  2. Monitoring dan Evaluasi pada Non Akademik terdiri dari Sekretaris Universitas, Lembaga Penelitian, Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat, Pusat Sistem Informasi, Perpustakaan serta Biro-Biro yang ada dilingkungan USU