Struktur Organisasi Mutu Se-USU

 

Struktur UMM, GJM and GKM

Organisasi manajemen mutu USU disesuaikan dengan struktur organisasi USU yang telah disyahkan oleh MWA USU. Pada tingkat universitas, manajemen pelaksanaan diurus oleh Unit Manajemen Mutu (UMM), sebagai perwakilan manajemen (MR), yang berada di bawah koordinasi Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WR-I). Pada tingkatan Fakultas, Sekolah Pascasarjana, dan unit penunjang sistem penjaminan mutu dikoordinaksikan secara langsung (embedded) dalam struktur organisasi yang ada, dibantu oleh suatu Gugus Jaminan Mutu.

 

 

Tingkat Universitas
Pengembangan organisasi manajemen mutu yang terpadu pada Universitas Sumatera Utara mengacu pada struktur organisasi yang tertuang dalam ART BHMN USU . Namun dalam hal ini, bukan membuat organisasi baru pada perguruan tinggi karena membangun organisasi baru tentu akan memberi beban tambahan pada perguruan tinggi. Oleh karena itu, dengan struktur dan komponen yang sudah ada dikembangkan fungsi dan tugas yang intinya akan merupakan tindakan penjaminan mutu pada Universitas Sumatera Utara.
Organisasi penjaminan mutu akademik pada tingkat universitas terdiri atas unsur:
  1. Pimpinan Universitas, dan
  2. Unit Manajemen Mutu (UMM) sebagai MR dan Tim Audit Mutu Internal (Tim Auditor AMI).
Lingkup kerja UMM mencakup semua program studi, strata pendidikan (sarjana, dan pascasarjana), serta pengelola program studi (fakultas, departemen/program studi), dan unit penunjang lainnya. UMM bertugas untuk:
  1. merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di Universitas Sumatera Utara;
  2. membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik;
  3. memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik;
  4. melakukan audit. dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik;
  5. melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik di Universitas Sumatera Utara.

Unit Manajemen Mutu (UMM) melaksanakan fungsi pelayanan dalam bidang:

  1. mengkoordinasikan kegiatan penjaminan mutu dalam/luar universitas;
  2. mengfungsikan Kantor UMM sebagai pusat informasi  (Information Center);
  3. melaksanakan program pelatihan untuk beberapa program yang menyangkut jaminan mutu, misalnya pelatihan pengembangan jaminan mutu, audit internal yang berorientasi kepada standard ISO, konsultasi, dan lain-lain;
  4. Mendokumentasikan Buku Manual Jaminan Mutu dan Daftar para Auditor;
  5. Mengeluarkan dan meng-update  standard jaminan mutu USU;
  6. Mempersiapkan penghargaan (awards) bidang jaminan mutu;
  7. Memberi dukungan pada sistem evaluasi pembelajaran;
  8. Mempublikasikan kegiatan jaminan mutu melalui media cetak dan elektronik. Publikasi  intranet dan internet dilakukan melalui website www.umm.usu.ac.id ;
  9. Mempersiapkan laporan kegiatan jaminan mutu.

Rektor menunjuk Direktur Unit Manajemen Mutu (D-UMM) dan seorang Manajemen Program Umum Audit Mutu Internal tingkat universitas, yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor.

Direktur UMM bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun Buku Manual mutu akademik dan Buku Manual prosedur yang sesuai dengan  kebijakan akademik, standar akademik, peraturan yang berlaku, serta selaras dengan keadaan sosial-budaya kampus USU.

MPU bertanggung jawab atas terlaksananya audit mutu akademik yang memeriksa kepatuhan pelaksanaan akademik dengan Standar Akademik. Buku Manual Akademik dan Buku Manual Prosedur Pelaksanaan sistem jaminan mutu.

Tingkat Fakultas

Organisasi jaminan mutu akademik pada tingkat fakultas terdiri atas Dewan Pertimbangan Fakultas, Dekan, dan Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WD-I).

Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) merupakan organ fakultas yang berperan untuk memberikan pertimbangan, dan arahan dalam upaya peningkatan mutu penyelenggaraan pendidikan di lingkungan fakultas.

Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu akademik di fakultas. Dalam mengemban tanggung jawab akademik, Dekan dibantu oleh Wakil Dekan I (Bidang Akademik dan Kemahasiswaan).

Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab atas tersusunnya:

  1. Standar Akademik Fakultas;
  2. Buku Manual Mutu Akademik Fakultas;
  3. Buku Manual Prosedur Pelaksanaan sistem jaminan mutu fakultas, yang selaras dengan Standar Akademik, Buku Manual Mutu Akademik, dan
  4. Buku Manual Pelaksanaan sistem jaminan mutu di tingkat universitas.

Tiap fakultas memiliki Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang dibentuk dengan SK Dekan. Tugas-tugas GJM tersebut adalah membantu Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dalam pengembangan sistem penjaminan mutu akademik yang mencakup antara lain:

  1. Penjabaran Standar Akademik USU ke dalam Standar Akademik fakultas;
  2. Penjabaran Buku Manual Mutu Akademik Universitas ke dalam Buku Manual Mutu Fakultas;
  3. Sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua sivitas akademika di fakultas yang bersangkutan;
  4. Pelatihan dan konsultasi kepada sivitas akademika fakultas  tentang pelaksanaan penjaminan mutu.

Dalam melaksanakan tugasnya GJM melakukan konsultasi dan koordinasi dengan Tim Gugus Kendali Mutu (GKM) tingkat fakultas dan UMM di tingkat universitas.

Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan bersama Tim GJM fakultas bertugas untuk melaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas. Dalam melaksanakan tugasnya, GJM fakultas dibantu oleh Tim GKM pada tiap departemen dan/atau program studi.

GJM fakultas beranggotakan Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (ketua merangkap anggota), para Ketua Departemen, dan para Ketua program studi.

GJM fakultas bertugas untuk:

  1. membahas dan menindaklanjuti laporan dari GKM Departemen/Program Studi;
  2. membuat evaluasi diri departemen/program studi;
  3. memperbaiki proses belajar mengajar;
  4. mengirim hasil evaluasi diri departemen/program studi ke Dekan.

Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, sebagai Penanggung Jawab pelaksanaan penjaminan mutu akademik pada tingkat Fakultas menunjuk seorang Ketua Tim Audit Mutu Akademik Internal (K-TAu-F) yang ditetapkan dengan surat keputusan Dekan.

Tugas K-TAu-F adalah:

  1. membentuk tim audit mutu akademik internal;
  2. melaksanakan pelatihan audit untuk anggota tim audit mutu akademik internal;
  3. melakukan koordinasi audit akademik internal terhadap departemen/program studi.

Dekan menerima laporan audit mutu (termasuk Usulan Tindakan Koreksi (UTiKor) dari K-TAu-F). Dekan melakukan koordinasi tindak lanjut atas UTiKor, membuat keputusan dalam batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untuk melaksanakan keputusan tersebut.

Setiap tahun (awal tahun ajaran atau sebelum berakhir tahun ajaran) DPF menerima laporan evaluasi diri serta laporan audit mutu akademik internal dari dekan. DPF akan mempelajari kedua laporan tersebut dan memberikan pertimbangan dan arahan terhadap kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu akademik.

Organisasi penjaminan mutu akademik pada Sekolah Pascasarjana dan Program Diploma USU serta unit penunjang lainnya dapat mengadopsi bentuk organisasi tingkat fakultas. Bentuk organisasi yang disusun harus mendapat pengesahan dari Rektor.

Tingkat Departemen/Program Studi

Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas tersusunnya:

  1. Spesifikasi Program Studi (SP);
  2. Buku Manual Prosedur , dan
  3. Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas

Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya:

  1. proses pembelajaran yang bermutu sesuai dengan SP, MP, IK;
  2. evaluasi pelaksanan proses pembelajaran;
  3. evaluasi hasil proses pembelajaran;
  4. penyempurnaan SP, MP, dan IK secara berkelanjutan.

Dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut Ketua Departemen/Program Studi dibantu oleh Gugus Kendali Mutu departemen (GKM).

GKM dibentuk pada tingkat departemen/program studi dan beranggotakan:

  1. pengelola program studi, sekretaris departemen;
  2. dosen

GKM bertugas untuk:

  1. menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran;
  2. melakukan evaluasi proses pembelajaran semester.

GKM mengadakan rapat minimal sekali dalam satu semester  (di akhir semester). Laporan evaluasi dikirim oleh Ketua Departemen/Program Studi kepada Dekan untuk dibahas dalam GJM.