1. Rapat Pengendalian

Rapat Pengendalian (RP) merupakan pelaksanaan Tahap Pengendalian dari Siklus PPEPP. Pengendalian pelaksanaan standar merupakan kegiatan analisis penyebab standar yanng telah ditetapkan oleh perguruan tinggi yang tidak tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi. Tahap Pengendalian merupakan tindak lanjut atas berbagai temuan (finding) yang diperoleh dari Tahap Evaluasi. Jika temuan (finding) menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan, maka langkah pengendaliannya berupa upaya agar pencapaian tersebut dapat dipertahankan. Namun, jika temuan (finding) menunjukkan sebaliknya, maka harus dilakukan tindakan koreksi atau perbaikan untuk memastikan agar standar yang telah ditetapkan dapat terpenuhi.

Rapat Pengendalian (RP) dilaksanakan oleh pihak Auditee berdasarkan Laporan AMI, untuk mengkaji hasil temuan audit. Berdasarkan Laporan AMI, Fakultas/SPs beserta semua Prodi yang ada di bawahnya melakukan RP untuk identifikasi faktor penghambat dan faktor penunjang dalam pelaksanaan standar. Mengidentifikasi apa yang menyebabkan standar-standar tertentu dapat dilaksanakan, sementara ada standar-standar yang tidak terlaksana dengan baik. Dari identifikasi faktor-faktor tersebut, masing-masing Prodi menyusun Laporan Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang akan dilakukan. Laporan RTL ini disusun oleh masingmasing Prodi sesuai dengan temuan pada masing-masing Prodi, jadi bukan disusun oleh Fakultas/SPs, karena masing-masing Prodi memiliki masalahnya masing-masing, yang bisa berbeda satu dengan yang lain. Hasil RP-RTL di tingkat Fakultas/SPs berupa undangan, absensi, notulen rapat, foto rapat, dan Laporan Rencana Tindak Lanjut diunggah ke aplikasi SPMI USU.

2. Rencana Tindak Lanjut

RTL yang disusun untuk peningkatan standar disusun oleh Prodi dalam bentuk laporan. Laporan RTL yang disusun oleh Prodi harus lengkap menguraikan target Tindak Lanjut (TL) kapan akan dilaksanakan atau jangka waktunya serta siapa yang bertanggung jawab untuk setiap pencapaian target TL tersebut.

Setelah semua Fakultas/Sps/Prodi/Unit Kerja melaksanakan RTL dan menyampaikan laporannya kepada UMM, maka selanjutnya UMM akan melaporkannya kepada Rektor. Berdasarkan laporan tersebut, Rektor akan memerintahkan UMM untuk melaksanakannya RTL tingkat universitas dengan mengundang semua Fakultas/Sps//Unit Kerja di lingkungan USU. Masing-masing Fakultas/Sps//Unit Kerja akan memapar RTL yang telah disusun untuk dilaksanakan pada siklus berikutnya.

Segala kegiatan TL yang dilakukan harus disampaikan dalam sebuah Laporan TL. Setiap kegiatan TL yang dilaksanakan harus terdokumentasi dengan baik, dilengkapi dengan bukti-bukti pelaksanaan, seperti surat, SK, serta dokumen-dokumen pendukung lainnya. Dengan TL yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi bekal bagi Prodi untuk menghadapi siklus PPEPP berikutnya maupun dalam menghadapi akreditasi (SPME).

3. Peningkatan

Tahap Peningkatan standar dari Siklus PPEPP merupakan kegiatan perbaikan standar agar lebih tinggi dari pada standar yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sering disebut kaizen atau continuous quality improvement (CQI). Peningkatan standar ini bertujuan untuk meningkatkan mutu perguruan tinggi sesuai perkembangan kebutuhan masyarakat, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta peningkatan tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal. Jadi, hasil kaizen pada akhirnya adalah penetapan standar baru, yang menggantikan standar sebelumnya. Pada tahap ini, Tahap Penetapan Standar dalam siklus PPEPP dimulai kembali.