UMM.USU: USU bersama dengan UMM USU melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal Siklus 13 tahun 2020
Audit Mutu Internal Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan mengacu pada Permenristek Dikti No. 62 Tahun 2016 dan Peraturan BAN PT Nomor 4 Tahun 2017. Audit Mutu internal (AMI) USU siklus 13 tahun 2020 telah dimulai, kegiatan AMI diawali dengan surat Rektor nomor: 8363/UN5.1.R/SJM/2020 tanggal 14 September 2020 perihal Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Siklus 13 Tahun 2020. Dalam surat Rektor tersebut tertera tugas Auditor AMI dan kewajiban Auditee (satuan kerja yang diaudit) untuk dapat berkerjasama demi tercapainya sasaran kerja AMI siklus 13 tahun 2020. Pada Lampirannya tercantum jadwal kegiatan AMI dan pembagian kelompok Auditor AMI.
Gambar: Jadwal Audit Mutu Internal USU Siklus 13 Tahun 2020
Auditor AMI pada tahun ini berjumlah 84 Dosen dari 15 Fakultas dan 1 SPs, auditee AMI untuk Akademik adalah Dekan/Direktur SPs, Wakil Dekan I, II dan III/Wakil Direktur I, II SPs, Ketua dan Sekretaris Prodi, Ketua dan Anggota Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas, Gugus Kendali Mutu (GKM) Prodi serta GJM dan GKM Non Akademik. Jumlah seluruh satuan kerja yang akan diaudit mutu berjumlah 200 satuan kerja dari Akademik dan Non Akademik.
Pada 21 September 2020 pukul 14.00 wib s.d 17.00 wib dilakukan kegiatan briefing teknis pertama antara Auditor AMI dan Manajer Program AMI. Peserta yang hadir selaku Auditor dan MP AMI berjumlah 95 orang. Bertindak sebagai ketua UMM USU Dr. –Ing. Ir Ikhwansyah Isranuri membuka dan menerangkan tentang kegiatan AMI siklus 13 ini secara lebih mendalam.
Foto: Pembukaan dan pengarahan oleh Ketua UMM USU pada briefing Auditor AMI (21/9/2020)
Proses dan pelaksanaan Audit Mutu Internal USU pada tahun ini seluruh rangkaiannya dilakukan secara daring mengingat situasi pandemik yang terjadi sekarang ini. AMI tahun ini pun terus mengalami perubahan dan kemajuan dengan menggunakan fasilitas dan sistem audit mutu secara modern dan online.
Sistem ini merupakan Sistem Online AMI USU terbaru yang bersifat paperless sesuai dengan kebijakan USU dan tuntutan perkembangan zaman.
Foto: Penjelasan Mekanisme MP AMI dan Auditor AMI (21/9/2020)
Briefing AMI dilakukan dengan 2 Narasumber yaitu Dedy Arisandi, ST., M.Kom selaku Manajer Divisi Penjaminan Mutu Pangkalan Data dan Sistem Informasi (PDSI) UMM USU menjelaskan lebih rinci tentang tata cara melakukan Audit secara online. Narasumber kedua Dr. dr. IstiIlmiati Fujiati, M.Sc., CMFM, M.Pd, Ked selaku Manajer Divisi Penjaminan Mutu Monev, AMI dan Pengendalian UMM USU menjelaskan tentang mekanisme dan tahapan kegiatan AMI secara lebih detail sesuai tahapannya.
AMI dilakukan dengan rangkaian Auditee mengirimkan (upload) Dokumen SPMI Akademik dan Non Akademik, mengisi Monev Diagnostik berupa Spiderweb, mengirimkan (upload) dokumen formatif berupa pengukuran kinerja dan asesmen. Setelah auditee melakukan pengirim dan pengisian dokumen maka Auditor melakukan Audit dengan tiga tahapan yaitu tahap pertama Auditor AMI melakukan Audit sistem (AS) dengan menilai dokumen SPMI yang telah dikirim auditee, tahap kedua Audit Kesesuaian (AK) dimana tahap ini dilakukan dengan metode wawancara secara daring. Auditee diminta untuk menunjukkan bukti/Dokumen pelaksanaan kegiatan pada satu tahun terakhir. Tahap ketiga Auditor AMI melakukan penyusunan laporan AMI. Penyusunan laporan AMI ini berdasarkan seluruh rangkuman dari tahap AS dan AK sehingga didapatkan kesepakatan tentang perbaikan yang harus dilakukan pada siklus selanjutnya.
Kegiatan AMI ini akan dilakukan selama tiga bulan yaitu September, Oktober dan November 2020 dimana setelah itu kegiatan AMI ini ditutup dengan pelaksanaan Rapat Pengendalian Gabungan seluruh Fakultas pada bulan Desember 2020.