MEDAN.UMMUSU – Unit Manajemen Mutu USU telah merilis Jadwal Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Siklus 12 Tahun 2019 Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) USU. Kegiatan Audit Mutu Internal ini berlangsung selama 3 (tiga) bulan, yaitu mulai 7 Oktober – 10 Desember 2019.
Kegiatan ini merupakan salah satu fase dari siklus sistem penjaminan mutu internal yang dilaksanakan oleh USU melalui pendekatan PPEPP (penetapan, pelaksnaaan, evalausi, pengendalian dan peningkatan). Evaluasi yang dikembangkan dalam sistem penjaminan mutu internal USU meliputi monev (monitoring dan evaluasi) diagnostik melalui instrumen spiderweb; monitoring dan evaluasi formatif; dan monev sumatif yang dilaksanakan dalam bentuk Audit Mutu Internal. Pelaksanaan monev diagnostik (spiderweb scoring) dilakukan melalui pengunggahan instrumen spiderweb scoring yang telah diisi oleh GKM dan GJM Akademik dan non akademik dilingkungan USU dengan menggunakan fasilitas google form sejak tanggal 23 September s.d 27 September 2019. Sedangkan untuk monev formatif, instrumen monev sudah dibagikan ke masing-masing GJM dan GKM untuk dilakukan proses formative assesment sebelum kegiatan AMI dilaksanakan.
Sebelum kegiatan utama dari proses Audit Mutu Internal dilaksanakan, UMM USU telah melakukan persiapan-persiapan kegiatan berupa Sertifikasi Internal Auditor Sistem Penjaminan Mutu internal (SPMI) USU Siklus 12 Tahun 2019 sesuai Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 dengan mengundang 140 calon auditor pada tanggal 17 dan 19 september 2019. Dari hasil kegiatan tersebut, sebanyak 78 (tujuh puluh delapan) dosen telah diminta untuk mulai bertugas sebai auditor sesuai dengan Surat Rektor USU 12614/UN5.1.R/SJM/2019 setelah lulus dalam Sertifikasi Internal untuk menjadi Auditor Mutu pada SPMI USU Siklus 12 Tahun 2019. Sebelum auditor turun ke Fakultas/Sekolah Pasca dan Biro di-lingkungan USU dalam melaknasakan kegiatan audit, tim auditor mendapatkan pembekalan secara komprehensif dari Manager Program (MP) AMI masing-masing dibawah koordinasi Ketua Unit Manajemen Mutu USU.
Foto: MP AMI, Prof. Dr. rer. nat. Effendy Delux Putra, SU. Apt. Melakukan briefing atau pembekalan secara komprehensif kepada para Auditor di kantor UMM USU (9/10/2019)
Rangkaian kegiatan Audit Mutu Internal meliputi kegiatan: Pertama, Auditor melakukan Audit Sistem, yaitu auditor melakukan penilaian pada Dokumen Standar Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Kedua; Audit Kesesuaian, yaitu auditor turun ke lapangan seperti ke Fakultas/Sekolah Pascasarjana/Program Studi/Lembaga/PSI/ Perpustakaan/Biro/unit kerja lainnya untuk melihat bukti dan melakukan verifikasi conform atau non-conform dengan implementasi pada unit kerja yang berada di lingkungan USU. Ketiga, pengisian spiderweb scoring oleh auditor. Setelah auditor turun ke lapangan, maka auditor dapat menilai implementasi tersebut melalui pengisian spiderweb scoring. Keempat, auditor menyusun laporan AMI. Laporan AMI adalah seluruh rangkuman dari Audit Sistem dan Audit Kesesuaian yang ditulis dan disusun sesuai dengan standar Laporan AMI USU.
Adapun jadwal lengkap pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Siklus 12 SPMI USU tahun 2019 terangkum dalam table berikut ini:
Setelah kegiatan Audit selesai dilaksanakan, hasil laporan audit ditindaklanjuti dalam suatu Rapat Pengendalian di Fakultas/Sekolah Pasca dan Biro di lingkungan USU. Selanjutnya, UMM akan menginisiasi pelaksanaan Rapat Pengendalian Gabungan seluruh fakultas di depan pimpinan universitas.
Laporan AMI dan Hasil Rapat Pengendalian ini merupakan elemen penting untuk keperluan proses pengajuan akreditasi/reakreditasi APS dan APT dengan sistem Sembilan Kriteria Akreditasi BAN PT, disamping merupakan esensi pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal. Dokumen ini merupakan salah satu jenis dokumen yang selalu diminta oleh assessor BAN PT dan LAM PTKes untuk diperlihatkan pada saat visitasi assessment lapangan.