UMM.USU: Unit Manajemen Mutu USU menyelenggarakan kegiatan Rapat Pengendalian dan Rencana Tindak Lanjut (RP & RTL) Universitas Siklus 13 Tahun 2020 guna mengetahui rencana tindak lanjut perbaikan berdasarkan common issue universitas untuk menyusun langkah peningkatan pencapai USU.
Sistem Penjaminan Mutu Internal USU (SPMI) telah melewati Fase Evaluasi sebagai bagian dari siklus mutu (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP)), maka fase terakhir dalam SPMI adalah Rapat pengendalian (RP) dan penyusunan rencana tindak lanjut (RTL). Kegiatan RP-RTL dilakukan untuk memperoleh common issue berbasis hasil RP-RTL Fakultas/SPs dan Biro untuk dijadikan sebagai target perbaikan quality standard kedepannya bagi semua satuan kerja di tingkat universitas pada Siklus 13 Sistem Penjamian Mutu USU tahun 2020.
Gambar 1. Screen shoot kehadiran para peserta Rapat Pengendalian & Rencana Tindak Lanjut untuk Non Akademik Siklus 13 Tahun 2020 melalui aplikasi Zoom Meeting, Rabu 16 Desember 2020.
UMM USU menyelenggarakan kegiatan RP-RTL Universitas untuk Non Akademik pada hari Rabu tanggal 16 Desember 2020 pukul 09.00 wib s.d 12.00 wib dengan memanfaatkan aplikasi Zoom Meeting sehubungan dengan masih berlangsungnya kejadian pandemik Covid-19. Kegiatan ini mengundang Wakil Rektor, Sekretaris Universitas, para kepala biro, para kepala bagian/lembaga/unit, Auditor AMI Non Akademik, dan tim UMM USU. RP-RTL Universitas untuk Non Akademik dimulai dengan kata sambutan dan sekaligus pembukaan oleh Ketua UMM USU Dr.–Ing. Ir. Ikhwansyah Isranuri mewakili Wakil Rektor I Prof. Dr. Ir. Rosmayati, MS. Pada kesempatan tersebut, Ketua UMM USU menyampaikan bahwa kegiatan ini sangat penting untuk memperoleh masukan dalam menetapkan common issue di tingkat universitas berdasarkan dari laporan AMI pada Biro/SU/Lembaga/PSI/Perpustakaan/unit kerja/bagian kerja dilingkungan USU. Setelah pembukaan dari Ketua UMM USU kegiatan ini dilanjutkan dengan pemaparan hasil Laporan AMI Non Akademik USU Siklus 13 Tahun 2020 oleh Anggota Manajer Divisi Penjaminan Mutu Monitoring dan Evaluasi (Monev), Audit Mutu Internal (AMI) dan Pengendalian, Dr. Yefrizawati, SH, M.Hum. Kegiatan ini dilanjutkan dengan sesi diskusi dengan dipandu oleh moderator, Luthfi Aziz Mahmud Siregar, SP., M.Sc.,Ph.D.
Gambar 2. Screen shoot kehadiran para peserta Rapat Pengendalian & Rencana Tindak Lanjut untuk Non Akademik Siklus 13 Tahun 2020 melalui aplikasi Zoom Meeting, Rabu 16 Desember 2020.
Dari hasil pemaparan yang disampaikan oleh Dr. Yefrizawati, SH, M.Hum menghasilkan Laporan Evaluasi dan Rekomendasi peningkatan mutu non akademik antara lain: (1) Dokumen standar yang harus dimiliki oleh masing-masing GJM minimal 10 standar yang harus dilengkapi; (2) Perlu untuk menambah dokumen non akademik sesuai dengan Standar Operasioal Prosedur (SOP) yang merupakan tupoksi masing-masing Bagian/Lembaga/Kepala/Unit; (3) Standar yang telah dimiliki oleh GKM terutama yang terkait dengan pelatihan, sosialisasi dan lain-lain sebaiknya disebarluaskan ke pengguna, khususnya pada di lingkungan USU; (4) Perlu untuk membuat kuesioner Pengukuran Kepuasan Pelanggan dan Keluhan pelanggan; (5) Perlunya komitmen yang kuat dari pimpinan Bagian/Lembaga/kepala/unit yang bersangkutan. Laporan Kegiatan RP & RTL pada Non Akademik ini akan diserahkan kepada Pimpinan Universitas untuk menjadi masukkan perbaikan kedepannya.
UMM USU juga menyelenggarakan kegiatan RP-RTL Universitas untuk Akademik pada hari Kamis tanggal 17 Desember 2020 pukul 09.00 wib s.d 12.00 wib dengan menggunakamn aplikasi Zoom Meeting. kegiatan ini mengundang Wakil Rektor, Dekan Fakultas/Direktur SPs, Wakil Dekan I, II dan III Fakultas/Wakil Direktur I SPs, Ketua dan anggota GJM Fakultas/SPs, Auditor AMI Akademik serta Tim UMM USU. Seperti kegiatan RP-RTL pada Non Akademik, Kegiatan RP-RTL pada Akademik juga dimulai dengan kata sambutan dan sekaligus pembukaan oleh Ketua UMM USU Dr. –Ing. Ir. Ikhwansyah Isranuri mewakili Wakil Rektor I Prof. Dr. Ir. Rosmayati, MS. Pada kesempatan tersebut. Ketua UMM USU menyampaikan bahwa kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka untuk menyusun dan menetapkan rekomendasi dan common issue di tingkat universitas berdasarkan dari laporan evaluasi (Monev Formatif, Monev Diagnostik dan Audit Mutu Internal Siklus 13 tahun 2020) ) masing-masing kegiatan RP & RTL di tinagkat Fakultas/Sekolah Pascasarjana. Common issue yang diperoleh dari RP & RTL pada tingkat universitas ini akan menjadi target kinerja (quality improvment) Sistem Penjaminan Mutu Internal USU UMM pada Siklus 14 tahun 2021.
Gambar 3. Screen shoot kehadiran para peserta Rapat Pengendalian & Rencana Tindak Lanjut untuk Akademik Siklus 13 Tahun 2020 melalui aplikasi Zoom Meeting, Kamis 17 Desember 2020.
Setelah pembukaan dari Ketua UMM USU kegiatan ini dilanjutkan dengan pemaparan dan review sebagai Laporan Rekapitulasi Rapat Pengendalian dan Rencana Tindak Lanjut yang dilakukan Fakultas/Sekolah Pascasarjana pada tanggal 9 s.d 11 Desember 2020 yang lalu. Pemaparan disampiakan oleh Manajer Divisi Penjaminan Mutu Monitoring dan Evaluasi (Monev), Audit Mutu Internal (AMI) dan Pengendalian, Dr. dr. Isti Ilmiati Fujiati, M.Sc., CMFM, M.Pd, Ked. Kegiatan ini dilanjutkan dengan sesi diskusi dengan moderator Luthfi Aziz Mahmud Siregar, SP., M.Sc.,Ph.D.
Hasil pemaparan yang disampaikan oleh Dr. dr. Isti Ilmiati Fujiati, M.Sc., CMFM, M.Pd, Ked dari Rapat Pengendalian dan Rencana Tindak Lanjut yang dilakukan Fakultas/Sekolah Pascasarjana diperoleh bahwa terdapat beberapa Fakultas yang memiliki kelemahan pada beberapa kriteria (dari 9 kriteria BANPT) dan dianjurkan kepada Fakultas yang memiliki kelemahan untuk segara melakukan quality improvment terhadap capaian standar untuk memperoleh pencapaian maksimum kriteria berdasarkan prinsip pejaminan mutu yang berkelanjutan. Adapun beberapa peserta yang memberikan masukan dan saran dalam kegiatan RP &RTL dalam sesi diskusi ini, yaitu Dekan Fakultas Teknik, Dr. Ir. Seri Maulina, MSi, yang menyatakan sangat mengapresiasi kegiatan ini dengan pendekatan yang efisien dan efektif melalui penyampaian resume RP – RTL semua Fakultas/SPs oleh Tim UMM. Dekan Fakutas Teknik juga menyoroti hal yang berkaitan dengan Internasionalisasi USU seperti mahasiswa asing, dosen asing dan kerjasama internasional, yang sangat menjadi tantangan paling besar bagi setiap Fakultas /SPs untuk mencapai akreditasi unggul sesuai dengan Kriteria BANPT dalam proses akrediatsi. Pernyataan senada juga disampaikan oleh Dekan Fakultas Kedokteran, Prof. Dr. dr. Aldy Safruddin Rambe, Sp.S (K), , yang juga turut hadir dari awal sampai akhir pada kegiatan ini, yang menambahkan perlunya pemutakhiran instrumen Monev Foramtif, Monev Diagnostik dan Instrumen AMI khususnya untuk instrumen program studi spesialis yang harus disesuaikan dengan capaian dokumen akreditasi sesuai dengan kolegium pada masing-masing spesialis atau sub-spesialis.
Gambar 4. Screen shoot kehadiran para peserta Rapat Pengendalian & Rencana Tindak Lanjut untuk Akademik Siklus 13 Tahun 2020 melalui aplikasi Zoom Meeting, Kamis 17 Desember 2020.
RP & RTL Akademik Siklus 13 tahun 2020 menghasilkan Empat Rekomendasi sebagai bagian perencanaan dan pelaksnaa Siklus Mutu berikutnya, yaitu 1. Memanfaatkan hasil Audit Mutu Internal (AMI) sebgai tools untuk mengevaluasi Kinerja Fakutas/SPs, 2. Budaya Mutu dimulai dari Dokumentasi yang baik dan benar, 3. Membangun e-mail pengelola GJM dan GKM berbasis pengelolaan khusus untuk SPMI dimasing-masing Fakultas /SPs untuk mengantisipasi pergantian personalia GJM/GKM, 4. Teamwork (Dekanat/Direktur/KaProdi dengan pengelola GJM/GKM) adalah kunci sukses SPMI USU.
Laporan Kegiatan RP & RTL pada akademik Siklus 13 Tahun 2020, yang terdiri dari Rekapitulasi dari Hasil Evaluasi dan Pelakasanaan, Rencana Tindak Lanjut dan untuk semua common issue Fakultas/Sekolah Pascasarjana, sekaligus Rekomendasi dan common issue tingkat universitas akan diserahkan kepada Pimpinan Universitas untuk menjadi masukkan perbaikan kedepannya.
Akhir kegiatan ini dilakukan dengan penutupan oleh ketua UMM USU Dr. –Ing. Ir. Ikhwansyah Isranuri yang menegaskan kembali seluruh hasil dari Rapat Pengendalian dan Rencana Tindak Lanjut Siklus ke 13 Tahun 2020 ini akan diserahkan kepada Pimpinan Universitas untuk dapat ditindaklanjuti sebagai dasar dalam menyempurnakan Rencana Kerja Opersional Universitas tahun 2021 dan menjadi Acuan bagi Unit Manajemen Mutu dalam membangun pendekatan capaian dan sasaran mutu Siklus ke 14 ahun 2021.