MEDAN.UMMUSU – Unit Manajemen Mutu merampungkan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) SPMI Siklus 12.
Berakhirnya kegiatan Audit Mutu Internal ini ditandai dengan pengumpulan semua laporan AMI dari Auditor yang bertugas selama lebih kurang 3 bulan yaitu pada bulan Oktober, November dan Desember 2019. Audit Mutu Internal USU dilakukan dalam dua kelompok audite yaitu Akademik dan Non Akademik. Kelompok Akademik yaitu Fakultas/Sekolah Pascasarjan dan program studi. Sedangkan kelompok Non Akademik, yaitu Biro-biro dilingkungan Biro Rektorat USU ditambah dengan bagian-bagian struktural di lingkungan Lembaga Penelitian (LP), Lembaga Pengabdian pada Masyarakat (LPPM), Perpustakaan Universitas, dan Pusat Sistem Informasi (PSI).
Gambar 1: Contoh hasil dari pengisian Skoring Spiderweb yang dilakukan oleh GJM dan GKM serta Auditor AMI
Pada Siklus 12 ini, UMM USU meningkatkan proses audit dengan terus memperbaiki instrumen audit dan fasilitas pendukung audit dengan menggunakan sistem dan teknologi informasi berbasis aplikasi yang dikembangkan oleh UMM USU. Audit Mutu Internal yang dilaksanakan oleh auditor dapat berjalan secara komplit, jika Fakultas/Sekolah pascasarjana, program studi, biro-biro dan bagian-bagian dalam satuan atau unit kerja dilingkungan USU telah melakukan proses upload dokumen SN Dikti untuk kelompok akademik dan dokumen Kebijakan non akademik, standar non akademik, peraturan non akademik dan manual prosedur non akademik ke dalam sistem informasi UMM USU (www.spmi.usu.ac.id). Sebelumnya, untuk kelompok akademik, Gugus kendali Mutu (GKM) dan Gugus Jaminan Mutu (GJM) telah melakukan proses Monev diagnostik (menggunakan diagram spiderweb) dan Monev Formatif (menggunakan Formative Assessment Instrument) terhadap setiap Prodi dan fakultas/SPs.
Gambar 2: Contoh formulir Audit Sistem Akademik (kiri) dan Formulir Audit Kesesuaian Akademik (kanan)
Dalam melaksanakan tugasnya, setiap 3 (tiga) kelompok auditor disupervisi oleh seorang Manajer Program, dengan tujuan membantu tugas auditor dalam hal koordinasi, identifikasi masalah di lapangan, dan menginventarisasi pelaksanaan audit sistem dan audit kesesuaian telah dilaksanakan dengan baik oleh auditor terhadap auditee. Dalam pelaksanaan AMI, auditor melaksanakan kegiatan audit dengan tiga tahapan. Pertama, Audit Sistem, dilaksanakan dengan mengkonfirmasi telah dilaksanakannya uploading dokumen SN Dikti ke dalam Pangkalan data UMM (www.spmi.usu.ac.id), dan kesesuaian format serta isi dokumen dengan standar SN Dikti sesuai dengan standar penulisan yang telah ditetapkan oleh UMM USU. Kedua, Audit Kesesuaian, yaitu visitasi Auditor ke Fakultas/Sekolah Pascasarjana, program studi, biro-biro, bagian-bagian di satuan kerja USU, dengan tujuan untuk melihat kesesuaian atau implementasi dari pernyataan yang telah dituliskan dalam SN Dikti dan manual pada masing-masing satuan atau unit kerja yang diaudit.
Gambar 3: Contoh halaman depan Laporan AMI
Updating penyelesaian Audit Mutu Internal saat ini pada tanggal 22 Januari 2020 adalah GJM dan GKM Akademik telah memiliki 161 (95,3 %) laporan AMI yang telah dikumpulkan tepat waktu serta 8 (4,7 %) laporan AMI yang belum terkumpul atau tidak tepat waktu dari 169 GJM dan GKM Akademik dilingkungan USU. Unit Manajemen Mutu terus melakukan updating terhadap kinerja GKM dan GJM dalam proses upload dokumen SN Dikti dan spiderweb assesment, serta melakukan updating terhadap kinerja auditor berkaitan dengan telah dilaksanakannya audit sistem, audit kesesuaian, pengisian spiderweb assesment, dan lapoan AMI.